Notaris benadert door een misverstand de verkeerde partij als erfgenaam

In een recente zaak bij de Kamer voor het notariaat werd een klacht behandeld tegen een kandidaat-notaris betreffende de afhandeling van een nalatenschap. De klager, die eerder als bewindvoerder en later als boedelgevolmachtigde optrad, uitte bezorgdheid over vertraging en gebrekkige communicatie tijdens het proces, evenals een misverstand met betrekking tot de erfgenaam.

Het testament

Klager, de neef van erflater, heeft als bewindvoerder van erflater tot aan diens overlijden in juli 2020 gefungeerd. Bij testamenten van april 1983 en juli 1984 had erflater twee stichtingen benoemd als zijn enige erfgenamen. De naam van een van deze stichtingen is in 1990 gewijzigd en heeft in deze zaak uiteindelijk tot verwarring geleid.

In augustus 2020 nam klager contact op met het notariskantoor om de afhandeling van de nalatenschap te bespreken. Omdat erflater geen executeur had benoemd, stelde de kandidaat-notaris voor dat klager als (beperkt) boedelgevolmachtigde zou optreden, mits de erfgenamen hiermee instemden. Vervolgens heeft de kandidaat-notaris in de Kamer van Koophandel inzage gedaan naar de twee genoemde stichtingen. Hierbij heeft de kandidaat-notaris geconcludeerd dat de bestuurders van beide stichtingen dezelfde natuurlijke persoon was, namelijk [A].

Na ontvangst van de volmachten voor de beneficiaire aanvaarding, op 15 oktober 2020, heeft de kandidaat-notaris deze aan de rechtbank gezonden. Op 20 oktober 2020 heeft de rechtbank de akte beneficiaire aanvaarding opgemaakt.

Misverstand over de erfgenaam

In de maanden daaropvolgend probeerde klager herhaaldelijk contact op te nemen met de kandidaat-notaris voor opheldering over de voortgang van de nalatenschapsafhandeling. Op 23 maart 2021 ontdekte klager dat een van de stichtingen een naamswijziging had ondergaan, wat tot verwarring leidde over de juiste erfgenaam. De kandidaat-notaris had hierdoor contact opgenomen met de verkeerde stichting, wat leidde tot vertraging in de afwikkeling van de nalatenschap.

Na overleg met de betrokken stichtingen erkende de kandidaat-notaris de verwarring en beloofde deze snel op te lossen. Uiteindelijk werd de volmacht tot beneficiaire aanvaarding naar de rechtbank gestuurd, en op 25 mei 2021 werd de verklaring van erfrecht afgegeven.

Klager heeft meerdere malen geklaagd over de gang van zaken. Klager verwijt de kandidaat-notaris – samengevat – dat zij de afwikkeling van de beneficiaire aanvaardingen van de erfgenamen in de nalatenschap van erflater niet voortvarend ter hand heeft genomen. Haar communicatie met klager was gebrekkig. Bovendien heeft de kandidaat-notaris onvoldoende onderzoek gedaan naar een van de stichtingen, waardoor zij aanvankelijk de verkeerde partij als ware deze erfgenaam heeft benaderd.

Zorgplicht kandidaat-notaris

Op grond van artikel 93 van de Wet op het notarisambt zijn notarissen, toegevoegd notarissen en kandidaat-notarissen aan het tuchtrecht onderworpen. De tuchtrechter toetst of hun handelen of nalaten in strijd is met het bepaalde in de Wna en andere toepasselijke bepalingen. Ook kan de tuchtrechter toetsen of zij voldoende zorg in acht hebben genomen ten opzichte van de (rechts)personen voor wie zij optreden en of zij daarbij hebben gehandeld zoals een behoorlijk beroepsbeoefenaar behoort te doen.

Ontvankelijkheid

Ten eerste bestond er tussen partijen discussie over de ontvankelijkheid van klager. Op grond van artikel 99 lid 1 Wna kan ieder die daarbij enig redelijk belang heeft een klacht indienen. Het is vaste rechtspraak dat dit begrip ruim moet worden uitgelegd. Als voormalig bewindvoerder van erflater en later als boedelgevolmachtigde in diens nalatenschap (op verzoek van de kandidaat-notaris) heeft klager vragen gesteld over de afhandeling van de beneficiaire aanvaarding door de erfgenamen. Klager stelt dat de uitoefening van zijn taken als boedelgevolmachtigde is bemoeilijkt door de gang van zaken op het notariskantoor. Ook klaagt hij over bejegening van hemzelf. Klager is gelet daarop dan ook ontvankelijk in zijn klacht.

Beoordeling

Wat betreft het handelen van de kandidaat-notaris oordeelde de kamer als volgt.

Ten eerste heeft klager geklaagd over de vertraging en gebrekkige communicatie tijdens het proces. De kandidaat-notaris erkent dat de afhandeling langer duurde dan gebruikelijk en dat de communicatie beter had gekund. Gezien de erkenning van de kandidaat-notaris zal de kamer de klacht tegen haar, voor zover het gaat om de voortvarendheid van de afhandeling van het dossier en de gebrekkige communicatie, gegrond verklaren.

De klacht dat de kandidaat-notaris onvoldoende onderzoek heeft verricht naar een van de stichtingen wordt ongegrond verklaard. De kandidaat-notaris heeft aangevoerd dat haar bij de eerste controle in het handelsregister niet was opgevallen dat de stichting een naamswijziging had ondergaan. Pas bij de hercontrole kwam de kandidaat-notaris erachter dat de stichting die ze had benaderd pas in 1994 was opgericht. Vervolgens heeft de kandidaat-notaris aan de juiste stichting een volmacht tot beneficiaire aanvaarding gestuurd en met de rechtbank contact opgenomen over de oplossing van het probleem. De rechtbank heeft toen een herstelakte beneficiaire aanvaarding afgegeven.

Gelet op de bijzondere omstandigheid van twee stichtingen met dezelfde bijzondere naam is het naar het oordeel van de kamer niet verwijtbaar dat de kandidaat-notaris, naar later duidelijk werd, tot de verkeerde conclusie is gekomen. Bovendien heeft zij er vervolgens voor gezorgd dat alsnog de juiste erfgenaam is aangeschreven. Het klachtonderdeel over het uitvoeren van onvoldoende onderzoek naar de stichting zal de kamer dan ook ongegrond verklaren. Er is sprake van een fout, maar deze is te begrijpen en (dus) niet tuchtrechtelijk verwijtbaar.

De kamer verklaart de klacht tegen de kandidaat-notaris deels gegrond. Voor het niet-voortvarend handelen van de kandidaat-notaris bij de afhandeling van het dossier acht de kamer de maatregel van waarschuwing passend en geboden.

Klik hier voor de volledige uitspraak van de Kamer voor het notariaat.

Zorgplicht Advocaten

Heeft u een geschil met uw notaris over de vraag of hij/zij de benodigde vakbekwaamheid, zorgvuldigheid en deskundigheid in acht heeft genomen bij de uitvoering van zijn/haar werkzaamheden? Neem dan contact met ons op.