Notaris handelt onjuist in zijn rol als partijnotaris en schendt zorgplicht

In deze zaak, die draait om het overlijden van de moeder van klaagster, wordt de notaris geconfronteerd met klachten over zijn professionele handelen. Klaagster betwist onder meer de houding van de notaris ten aanzien van communicatie, zijn rol als partijnotaris, en het verstrekken van benodigde informatie

Achtergrond van de zaak

Op 19 oktober 2022 is de moeder van klaagster (hierna: erflaatster) overleden. In haar testament heeft erflaatster klaagster onterfd, haar zus als enige erfgenaam en executeur benoemd, en enkele geldlegaten aan de kleinkinderen vermaakt.

Op 21 november 2022 heeft er een bespreking plaatsgevonden tussen de notaris, klaagster, en de zus van klaagster op het kantoor van de notaris. De notaris heeft vervolgens het besprokene per e-mail samengevat om hen te ondersteunen bij toekomstige beslissingen die gemaakt dienden te worden.

Op 11 december heeft klaagster de notaris per e-mail geïnformeerd dat zij van haar zus heeft vernomen dat alle communicatie via de notaris moet verlopen, aangezien de zus van klaagster de notaris hiervoor heeft ingeschakeld. Klaagster uit hierbij haar verbazing over de rol van de notaris en benadrukt dat een notaris neutraal moet blijven. Tevens heeft klaagster hierbij verzocht om toezending van bepaalde stukken van erflaatster.

Op 22 december heeft de notaris klaagster laten weten dat haar zus hem heeft gevraagd om haar als partijnotaris bij te staan. Daarnaast geeft de notaris aan dat klaagster, als onterfde partij, in principe geen recht heeft op de gevraagde stukken, tenzij zij zich meldt als legitimaris. De notaris verzoekt bovendien om alle correspondentie via hem te laten verlopen, bij voorkeur per aangetekende post of deurwaardersexploot.

Vervolgens heeft de notaris bij e-mail van 27 januari 2023, op verzoek van de zus van klaagster, enkele bescheiden aan klaagster verstrekt. De notaris heeft hierbij aangegeven dat enkel het taxatierapport van de ouderlijke woning nog ontbreekt, maar dat hij verwacht deze binnen 14 dagen alsnog toe te sturen.

Na ontvangst van de stukken heeft klaagster de notaris laten weten dat zij overweegt een klacht in te dienen vanwege haar ontevredenheid over zijn handelswijze. De notaris heeft per e-mail geprobeerd de standpunten van klaagster te weerleggen en biedt haar de mogelijkheid tot een gezamenlijk gesprek om tot een oplossing te komen. Hij stelt echter als voorwaarde dat alleen klaagster aanwezig mag zijn bij dit gesprek. Klaagster is het hier niet mee eens en dient een klacht tegen de notaris in.

Onprofessioneel handelen

Klaagster uit verschillende verwijten tegen de notaris, waarbij zij van mening is dat zijn professionele houding tekortschiet. In de eerste plaats bekritiseert klaagster het feit dat de notaris uitsluitend bereid is aangetekende post van haar te lezen. Daarnaast maakt klaagster bezwaar tegen de onduidelijkheid rond de rol van de notaris, met name gezien het feit dat hij aanvankelijk advies aan klaagster heeft verstrekt. Hierbij uit klaagster ook een punt van kritiek betreffende het uitblijven van een reactie van de notaris op het verzoek van klaagster om aan te tonen dat hij namens de zus van klaagster optreedt.

Vervolgens stelt klaagster dat de notaris onterecht heeft gesteld dat zij geen recht heeft op informatie totdat zij haar legitieme portie opeist. Zij benadrukt dat deze informatie essentieel is om te beslissen of zij überhaupt aanspraak maakt op haar legitieme portie.

Verder beklaagt klaagster zich over het feit dat de notaris, ondanks zijn eis om alle communicatie via hem te laten verlopen, niet reageert op haar brieven. Ook wijst klaagster erop dat niet alle aangevraagde stukken zijn toegezonden, wat haar frustratie verder vergroot. Klaagster betoogt dat de notaris tekortschiet in zijn zorgplicht door niet adequaat te reageren op haar gestelde vragen.

Tot slot verwijt klaagster de notaris dat hij als onredelijke voorwaarde voor een gesprek heeft gesteld dat zij alleen, zonder de aanwezigheid van anderen, met hem zou moeten spreken.

Juridisch kader

Op grond van artikel 93 Wna zijn notarissen aan tuchtrechtspraak onderworpen voor handelen of nalaten in strijd met hetzij enige bij of kracht enige bij of krachtens de Wet op het Notarisambt gegeven bepaling, hetzij met de zorg die zij behoren te betrachten ten opzichte van degenen voor wie zij optreden en voor handelen of nalaten dat een behoorlijk notaris betaamt.

Artikel 17 Wna bepaalt dat een notaris zijn ambt in onafhankelijkheid dient uit te oefenen en de belangen van alle bij de rechtshandeling betrokken partijen op onpartijdige wijze en met de grootst mogelijke zorgvuldigheid dient te behartigen.

De Verordening beroeps-en gedragsregels 2011 maakt het mogelijk dat een notaris als partijadviseur optreedt. Op grond van artikel 18 Vbg 2011 dient de notaris die naar buiten optreedt als partijnotaris jegens belanghebbende tijdig kenbaar maken dat hij in die hoedanigheid optreedt. Ook op het handelen en nalaten van een partijnotaris is het notarieel tuchtrecht van toepassing.

Beoordeling van de klachten

De kamer dient de klachten van klaagster te beoordelen. Ten eerste wordt de bewering dat de notaris enkel op aangetekende brieven van klaagster zou reageren, weerlegd. De notaris heeft in zijn brief van 22 december 2022 aangegeven dat hij schriftelijke verklaringen, zoals een beroep op de legitieme door klaagster, en brieven met termijnstelling aangetekend wenst te ontvangen.

Rol als partijnotaris

Ten aanzien van de rol van de notaris oordeelt de kamer als volgt. De notaris stelt dat hij in het eerste gesprek zou hebben gehandeld als protocolnotaris. Echter, blijkt het voor de kamer dat de notaris zich niet zo zeer als protocolnotaris heeft opgesteld, maar ook een adviserende rol ten behoeve van beide zusters heeft ingenomen, althans dat het begrijpelijk is dat die indruk bij klaagster is ontstaan. Gezien deze feiten past het een notaris niet om plotseling die rol te wijzigen en als partijnotaris voor één van hen op te treden. Bovendien heeft de notaris klaagster pas een maand later laten weten dat hij als partijnotaris van haar zus zal optreden. Van een ‘tijdig kenbaar maken’ in de zin van art. 18 Vbg 2011 is naar het oordeel van de kamer dan ook geen sprake. Dit klachtenonderdeel acht de kamer dan ook gegrond.

Hierbij oordeelt de kamer echter wel dat de notaris niet verplicht was om aan te tonen dat de zus van klaagster hem had verzocht voor haar als partijnotaris op te treden. Na het bericht waarin de notaris heeft aangegeven dat hij als partijnotaris op verzoek van de zus zou optreden, was dit een gegeven.

Opgevraagde informatie door klaagster

Wat betreft het standpunt van de notaris dat klaagster geen recht heeft op de door haar opgevraagde stukken oordeelt de kamer als volgt. De kamer stelt dat het standpunt van de notaris te formalistisch is. Uit het feit dat klaagster het informatieverzoek doet kan worden afgeleid dat zij overweegt een beroep op de legitieme portie te doen, en dat zij daarvoor de informatie nodig heeft en anders ook niet nodig zou hebben. De kamer acht dit klachtenonderdeel dan ook gegrond.

De kamer oordeelt daarnaast dat de notaris, ook in zijn rol als partijnotaris, een zorgplicht naar derden heeft. In de uitoefening van zijn beroep en daarbuiten dient een notaris zich immers zodanig te gedragen dat het vertrouwen in het notariaat en in zijn eigen beroepsuitoefening niet wordt geschaad. Volgens de kamer heeft de notaris deze zorgplicht geschonden. Het feit dat de notaris pas op 27 januari 2023 enkele door klaagster gevraagde bescheiden heeft verstrekt, na eerder te hebben geëist dat alle communicatie via hem verliep, wordt als een schending van deze zorgplicht beschouwd. De notaris heeft hierbij klaagster in de tussentijd geen berichten gestuurd of haar laten weten dat het verzenden van bepaalde stukken nog enige tijd zal duren.

Overschrijding van de rol als partijnotaris

Tenslotte oordeelt de kamer over het feit dat de notaris heeft gesteld dat klaagster niemand mag meenemen naar een mogelijk gesprek op het kantoor van de notaris. De kamer acht dit een overschrijding van de rol van de notaris als partijadviseur, aangezien hij klaagster hiermee het recht ontzegt om iemand mee te nemen die haar belangen behartigt. Dit klachtonderdeel wordt eveneens gegrond verklaard.

Schorsing

De kamer neemt het de notaris kwalijk dat hij, na het gesprek met klaagster en de zus van klaagster op 21 november 2022, toen bleek dat sprake was van tegenstrijdige belangen, niet heeft ingezien dat het hem niet meer vrij stond de rol van partijadviseur van de zus van klaagster op zich te nemen. Bovendien heeft hij dat te laat aan klaagster gemeld en heeft hij die rol vervolgens niet helder gehouden door van klaagster te verlangen dat zij alleen, zonder bijstand, met hem het gesprek aan zou gaan. Van een notaris mag een zorgvuldig, beheerst en professioneel handelen worden verwacht. De kamer acht de maatregel van een schorsing in de uitoefening van het ambt voor de duur van één week gepast.

Klik hier voor de volledige uitspraak van de Kamer voor het notariaat.

Zorgplicht Advocaten

Heeft u een geschil met uw notaris over de vraag of hij/zij de benodigde vakbekwaamheid, zorgvuldigheid en deskundigheid in acht heeft genomen bij de uitvoering van zijn/haar werkzaamheden? Neem dan contact met ons op.