Werkzaamheden worden tweemaal gefactureerd en gegevens voormalig klant worden misbruikt

Een accountantskantoor en accountant-administratieconsulent verzorgen de salarisadministratie van een klant. Hierbij wordt gebruik gemaakt van een online boekhoudpakket. Ook worden de jaarrekeningen samengesteld tegen een vast tarief. Voor overige diensten en werkzaamheden wordt door het kantoor een variabel tarief gehanteerd.

De Sociale Inlichtingen en Opsporingsdienst valt bij de klant in 2012 binnen. Er wordt onderzoek gedaan naar uitkeringsfraude door een werknemer. De Belastingdienst is een boekenonderzoek gestart. Daarom krijgt de accountant extra werkzaamheden. Het accountantskantoor heeft 35 facturen gestuurd voor de werkzaamheden tussen februari 2010 tot aan eind maart 2017.

De klant heeft de opdracht in maart 2017 stopgezet. De klant heeft twee meerwerkfacturen geweigerd te betalen. Het gaat om facturen van €18.755 en €24.455,30 inclusief btw. Het accountantskantoor heeft de dag erop contact opgenomen met de klant. De klant heeft een toezegging gedaan om te reageren, maar laat dit na. De accountant heeft de klant vervolgens per e-mail benaderd om de lopende zaken af te ronden. Aangezien het niet komt tot een gesprek, heeft de accountant op schrift laten weten hoe hij de lopende zaken denkt te kunnen afhandelen.

Omdat de klant de twee facturen niet betaalt, is een incassoprocedure gestart. De rechtbank heeft een deskundige ingesteld om onderzoek te doen naar de werkzaamheden en mogelijke dubbele facturatie daarvan en, of sommige facturen kunnen worden verlaagd.

In juni 2019 heeft het accountantskantoor de rechtbank gevraagd toestemming te geven om conservatoir derdenbeslag te mogen leggen op twee bankrekeningen van de klant. Volgens horen zeggen zou de klant op korte termijn een bedrag van €47.000 ontvangen.

De deskundige heeft in 2020 het conceptverslag aan het kantoor en de klant verstuurd. Het kantoor stuurt vervolgens aan de klant twee creditnota’s voor in totaal een bedrag van €6553,06. De accountant heeft aangegeven dat er fouten zijn gemaakt en dat abusievelijk hetgeen was gefactureerd niet uit het overzicht was verwijderd. Ook zouden werkzaamheden over 2012 in het overzicht staan die al eerder in rekening waren gebracht. De werkzaamheden die eerder al in rekening zijn gebracht, zijn onmiddellijk gecrediteerd.

De klacht

De klant besluit tegen de accountant een klacht in te dienen bij de Accountantskamer. Volgens de klant heeft de accountant:

• Met twee meerwerkfacturen dubbel gefactureerd en voor die facturen geen verantwoording afgelegd;
• Vertrouwelijke gegevens voor eigen gewin gebruikt, die hij via een boekhoudkoppeling kon inzien.

Oordeel

De klacht wordt gegrond verklaard. Volgens de accountant mag de Kamer zich niet over de klacht buigen, aangezien de Raad van Geschillen van de NBA dat zou moeten doen, er een civiele procedure loopt met betrekking tot declaraties, het deskundigenonderzoek in die procedure nog moet worden afgerond en dat de rechtbank nog geen einduitspraak heeft gedaan.

De Kamer kan zich niet vinden in de stelling van de accountant. Er kan met succes een tuchtrechtklant worden ingediend met betrekking tot declaraties als een accountant onzorgvuldig, niet-integer of onprofessioneel heeft gehandeld.

De klant heeft het verwijt dat onzorgvuldig is gefactureerd onderbouwd. Ook heeft de accountant erkend dat fouten zijn gemaakt. Klanten moeten erop kunnen vertrouwen dat de accountant een juist declaratiesysteem hanteert. De accountant heeft zijn fouten niet rechtgezet, maar is een incassoprocedure begonnen. Dit is niet zorgvuldig. Ook zijn de creditnota’s pas verstuurd nadat de deskundige het conceptrapport had uitgebracht.

De accountant had via een boekhoudkundig programma toegang tot bankgegevens en -mutaties van de klant. Klant weet niets van deze koppeling, die na het beëindigen van de relatie is blijven bestaan. Met de gegevens uit deze koppeling heeft de accountant beslag gelegd; de relatie was al twee jaar lang beëindigd. Deze gebruikte gegevens zijn vertrouwelijk en de accountant had deze niet mogen gebruiken voor zijn eigen gewin of dat van derde (artikel 18 VGBA). Daarom heeft de accountant in strijd gehandeld met het fundamentele beginsel van vertrouwelijkheid. De Kamer volgt de accountant niet in de stelling dat de klant zelf de koppeling ongedaan had moeten maken. De accountant heeft ook berichten verstuurd over beëindiging en verwijderen van gegevens. Als de klant al op de hoogte was van de koppeling, dan mocht zij erop vertrouwen dat deze door de accountant ongedaan was gemaakt. Daarom is ook het beginsel van integriteit geschonden.

Maatregel

De accountant wordt berispt wegens schending van twee fundamentele beginselen. De accountant ziet de ernst van zijn gedrag niet in.

Klik hier voor de volledige uitspraak.

Zorgplicht Advocaten

Heeft u als klant, stakeholder of derde een klacht of schade geleden als gevolg van een fout van een accountant, neem dan contact met ons op voor vrijblijvend gesprek. De advocaten van Zorgplicht Advocaten hebben jarenlange ervaring met het adviseren over de zorgplicht van een accountant of boekhouder. Tevens hebben onze advocaten ervaring met het voeren van een klachtprocedure bij de Accountantskamer of het voeren van een procedure bij de civiele rechter.