Zorgplicht van de notaris in het geding bij wijzigen van bedrijfsstructuur

Het conflict tussen klagers en de notaris draait om de omzetting van hun vennootschap onder firma naar een BV-structuur, en de rol van derde partij [X] met erfpachtrechten. Klagers betichten de notaris van onjuist handelen, terwijl de notaris haar handelingen verdedigt als noodzakelijk om de herstructurering binnen de gestelde deadlines te voltooien.

Wijzigen van bedrijfsstructuur

Klagers dreven een onderneming in de vorm van een vennootschap onder firma en waren voornemens hun bedrijfsstructuur om te zetten naar een BV-structuur. Om fiscale redenen diende de omzetting vóór 1 april 2023 te worden gerealiseerd.

Een cruciale stap bij de omzetting was de medewerking van [X] omtrent inbreng van erfpachtrechten. In 2015 heeft [X] op aan haar in eigendom toebehorende gronden ten behoeve van de vof een recht van erfpacht alsmede een daarvan afhankelijk opstal gevestigd. Eind 2022 zijn [X] en de vof met elkaar in gesprek gegaan over wijzigingen van de erfpachtvoorwaarden en nieuw uit te geven erfpachten aan de vof.

Begin maart 2023 namen klagers contact op met de notaris om de omzetting te regelen. Op 21 maart 2023 informeerde de notaris klagers dat voor de inbreng van het erfpachtrecht de medewerking van [X] vereist was. [X] stemde uiteindelijk toe onder voorwaarde dat klagers een erfpachtovereenkomst zouden ondertekenen en een volmacht aan de notaris zouden geven om de erfpachtzaken af te handelen.

Op 29 maart 2023 gaven klagers, onder druk gezet door [X], volmacht aan de notaris om akten te passeren voor de herstructurering van hun bedrijf. Op 2 april 2023 uitten klagers hun frustratie richting de notaris, waarbij ze aangaven gedwongen te zijn tot het tekenen van de volmacht. Ze beschuldigden de notaris van het creëren van een dilemma dat hen financiële schade berokkende. De notaris reageerde met begrip voor de situatie maar benadrukte de noodzaak van de volmacht vanwege fiscale deadlines. Klagers dreigden met klachten en eisten een compensatie voor geleden schade.

Klacht

Klagers hebben een klacht ingediend tegen de notaris, waarin zij haar beschuldigen van tuchtrechtelijk verwijtbaar gedrag. Volgens klagers heeft de notaris nagelaten hun belangen als opdrachtgevers naar behoren te behartigen.

Klagers verwijten de notaris dat zij tegen de afgesproken gang van zaken in, aan [X] heeft geadviseerd om klagers een volmacht te laten tekenen op haar kantoor. Hiermee gaven klagers het kantoor van de notaris de bevoegdheid om akten te passeren voor de vestiging van nieuwe erfpachtrechten en wijzigingen in de erfpachtvoorwaarden.

Notariële zorgplicht

Op grond van artikel 93 lid 1 Wet op het notarisambt zijn notarissen aan het tuchtrecht onderworpen. De tuchtrechter toetst of hun handelen of nalaten in strijd is met het bepaalde in de Wna en andere toepasselijke bepalingen. Ook kan de tuchtrechter toetsen of zij voldoende zorg in acht hebben genomen ten opzichte van de (rechts)personen voor wie zij optreden en of zij daarbij hebben gehandeld zoals een behoorlijk beroepsbeoefenaar behoort te doen. Zo moet een notaris het ambt in onafhankelijkheid uitoefenen en de belangen van alle bij de rechtshandeling betrokken personen op onpartijdige wijze en met de grootst mogelijke zorgvuldigheid behartigen (artikel 17 lid 1 Wna).

Standpunt klagers

Klagers stellen dat zij de notaris hebben ingeschakeld om de structuur van hun vennootschap om te zetten naar een BV-structuur. De medewerking van [X] was hiervoor noodzakelijk, en zij had aanvankelijk ingestemd. Echter, eind maart 2023 stelde [X] plotseling onredelijke eisen, waardoor de herstructurering werd geblokkeerd. Klagers weigerden in te stemmen met deze nieuwe voorwaarden en verzochten de notaris om de herstructurering door te zetten zonder rekening te houden met de nieuwe eisen van [X].

Ondanks de afspraken adviseerde de notaris [X] om klagers een volmacht te laten tekenen, waarmee klagers zich zouden verplichten om de erfpachtvoorwaarden te wijzigen. Deze volmacht moest gelijktijdig met de akten voor de herstructurering worden ondertekend. [X] volgde dit advies op, waardoor klagers geen andere keuze meer hadden. Het uitstellen van de herstructurering tot na 1 april 2023 zou klagers meer dan € 100.000 aan belasting hebben gekost. Klagers stellen dat de notaris hiervan op de hoogte was en hen bewust heeft benadeeld. Ze hebben nu geen onderhandelingspositie meer ten opzichte van [X]. Bovendien hebben klagers gemerkt dat de notaris zichzelf heeft verrijkt door extra geld te verdienen met de volmacht en door te eisen dat de nieuwe erfpachtakte bij haar passeert.

Standpunt notaris

De notaris betoogt dat klager in maart 2023 contact heeft opgenomen via zijn accountant met het verzoek om de vof-structuur van een van zijn bedrijven om te zetten in een BV-structuur. Het bleek dat er haast mee gemoeid was vanwege fiscale deadlines vóór 1 april 2023. Tegelijkertijd was er een lopende discussie tussen klagers en [X] over erfpachtcontracten. [X] eiste dat deze kwestie werd opgelost voordat ze zouden instemmen met de herstructurering.

De notaris communiceerde aan [X] dat het niet mogelijk zou zijn om de erfpachtzaken vóór 1 april 2023 af te handelen. Om toch de herstructurering vóór die datum te realiseren, werd overeengekomen dat klagers een schriftelijke erfpachtovereenkomst met [X] zouden sluiten en een volmacht aan het kantoor van de notaris zouden verlenen om de erfpachtkwestie af te handelen. Dit stelde klagers in staat om de bedrijfsstructuur tijdig om te zetten, hierbij was geen sprake van enige druk of misleiding door de notaris.

Beoordeling

De klachten tegen de notaris betreffen het verloop van een herstructurering van een bedrijf waarbij de medewerking van een derde partij, [X], vereist was. [X] stelde voorwaarden aan haar medewerking, waaronder het opstellen van een erfpachtovereenkomst vóór een specifieke deadline. De notaris heeft adequaat gehandeld door klagers snel te informeren over de noodzaak van medewerking van [X] en heeft tijdig contact gezocht met [X]. Het bleek dat [X] niet zonder meer haar medewerking verleende, maar bepaalde voorwaarden stelde. Om de herstructurering toch vóór de deadline te realiseren, heeft de notaris voorgesteld een volmacht te gebruiken. Klagers hebben hiermee ingestemd en hebben de volmacht ondertekend in aanwezigheid van de waarnemer van de notaris. Er zijn geen nieuwe verbintenissen tussen klagers en [X] ontstaan door deze volmacht. De notaris heeft naar behoren gehandeld door een oplossing voor te stellen om de herstructurering tijdig te voltooien, gezien de tijdsdruk en de eisen van [X]. De klacht wordt daarom ongegrond verklaard.

Klik hier voor de volledige uitspraak van de Kamer voor het notariaat.

Zorgplicht Advocaten

Heeft u een geschil met uw notaris over de vraag of hij/zij de benodigde vakbekwaamheid, zorgvuldigheid en deskundigheid in acht heeft genomen bij de uitvoering van zijn/haar werkzaamheden? Neem dan contact met ons op.