Kamer verklaart klacht gegrond maar zonder verdere maatregel

Klager verwijt de notaris dat hij onzorgvuldig heeft gehandeld door hem en zijn echtgenote te verplichten om door middel van een volmacht aan een kantoormedewerker mee te werken aan de levering van de woning. De kamer heeft de klacht gegrond verklaard zonder oplegging van een maatregel.

Het procesverloop

Op 29 september 2021 heeft klager zijn woning verkocht aan de koper. De koper heeft het kantoor van de notaris opdracht gegeven om de overdracht van de woning te verzorgen. De overdracht van de woning stond gepland op 27 december 2021.

Bij e-mail van 14 december 2021 heeft een medewerkster van de notaris meegedeeld dat klager en/of zijn echtgenote niet aanwezig mag zijn bij het passeren. Bij e-mail heeft klager aan de medewerkster van de notaris laten weten dat hij ontevreden is dat ze niet aanwezig mogen zijn en ze het door middel een volmacht kunnen regelen. Klager had de akte van levering graag zelf willen ondertekenen, omdat de verkoop van de woning een emotionele afsluiting voor hem was. Klager heeft namelijk bijna 45 jaar in de woning gewoond, waarvan ongeveer 28 jaar als eigenaar.

Bij e-mail heeft de medewerkster van de notaris aan klager geantwoord dat zij het ook vervelend vinden, maar er niets aan kunnen doen. Vast staat dat Nederland zich vanaf 19 december 2021 in de uitzonderlijke situatie van een harde lockdown bevond. In de van oudsher voor het notariaat drukke decembermaand kreeg de notaris te maken met aangescherpte coronamaatregelen en adviezen van de overheid, die moesten worden geïmplementeerd in het coronabeleid van zijn notariskantoor.

Klager heeft vervolgens nogmaals telefonisch contact opgenomen met de notaris en wederom gevraagd om bij het passeren van de akte aanwezig te mogen zijn. In dat telefoongesprek zijn partijen niet nader tot elkaar gekomen. Bij aangetekende brief en e-mail van 23 december 2021 aan de notaris heeft klager herhaald dat hij niet akkoord gaat met het ondertekenen van een volmacht en heeft hij geëist dat hij fysiek aanwezig mag zijn bij het ondertekenen van de akte van levering. De notaris is verzocht om voor 24 december om 17.00 uur akkoord te gaan met deze eis.

De notaris heeft niet gereageerd op laatstgenoemde brief en e-mail. Uiteindelijk hebben klager en zijn echtgenote een volmacht tot levering ondertekend op het notariskantoor. Op 27 december 2021 heeft de waarnemer van de notaris, met gebruikmaking van de door klager en zijn echtgenote getekende volmachten, de akte van levering gepasseerd. Klager is daarbij online aanwezig geweest.

De klacht

Klager verwijt de notaris dat hij onzorgvuldig heeft gehandeld door hem en zijn echtgenote te verplichten om door middel van een volmacht aan een kantoormedewerker mee te werken aan de levering van de woning.

Het verweer

De notaris voert aan dat zijn kantoor destijds de gebruikelijke maatregelen getroffen heeft ter bestrijding van het coronavirus. Een van die maatregelen was dat verkopers niet op kantoor werden uitgenodigd voor het passeren van de akte van levering, maar een volmacht moesten ondertekenen. Alle verkopers hadden hier begrip voor, behalve klager. Klager vond dat de maatregelen niet voor hem golden, althans dat er voor hem een uitzondering moest worden gemaakt. Daarmee is de notaris niet akkoord gegaan. Voor zover hij weet, werden bij de meeste notariskantoren alleen personen uit dezelfde ‘bubbel’ uitgenodigd voor een passeerafspraak. De notaris wijst erop dat door zijn medewerkers behoorlijk wat oplossingen zijn aangereikt, zoals:

– het ter gelegenheid van het ondertekenen van de volmacht volledig doornemen en uitleggen van de akte van levering;

– het aanwezig laten zijn van klager in plaats van de koper (dat kon in dit geval omdat de koper geen hypothecaire lening afsloot), maar de koper wilde dit niet;

– het door klager en zijn echtgenote laten ondertekenen van een volmacht en hen vervolgens online aanwezig laten zijn bij het passeren van de akte van levering.

Uiteindelijk is klager na veel misbaar akkoord gegaan met laatstgenoemde oplossing. De opstelling van klager gedurende het traject was echter respectloos en niet coöperatief.

De beoordeling

De kamer overweegt dat voor het passeren van een notariële akte de wet ervan uitgaat dat de partijen bij de akte en eventuele andere personen bij de notaris in persoon verschijnen. Op grond van de wet wordt de akte door de verschijnende personen onmiddellijk na voorlezing ondertekend. In veel gevallen zijn partijen bij een akte niet verplicht om op het notariskantoor te verschijnen, maar kunnen zij een onderhandse volmacht geven aan een ander om de akte namens hen te ondertekenen. In het algemeen geldt dat een notaris een verkoper niet kan verplichten om door middel van een volmacht aan een kantoormedewerker mee te werken aan het passeren van de akte van levering.

Door de Koninklijke Notariële Beroepsorganisatie is op een aparte webpagina van haar site aandacht besteed aan de vraag hoe het notariaat omgaat met het coronavirus. Uit de hierop geplaatste informatie blijkt dat het gebruik van volmachten weliswaar zoveel mogelijk wordt gestimuleerd, maar niet dat het gebruik van volmachten mag worden verplicht.

Daar komt bij dat de door de notaris gehanteerde maatregel ter waarborging van de gezondheid van cliënten en die van medewerkers evenmin strookt met de informatie op de website van het notariskantoor zelf. Op de website van het notariskantoor staat dat cliënten verzocht worden om waar mogelijk via een volmacht te tekenen, zodat ondertekening met zo weinig mogelijk personen in een zo klein mogelijk gezelschap kan plaatsvinden. Ook stond op de website vermeld dat het maximaal aantal personen bij ondertekening vijf is. De notaris heeft niet (voldoende) weersproken dat de informatie op de website anders luidde ten tijde van het passeren van de akte van levering. Ook op grond van de op de kantoorwebsite gepubliceerde informatie hadden klager, zijn echtgenote en de koper dus gezamenlijk aanwezig mogen zijn bij het passeren van de akte van levering.

Verder verdient het opmerking dat aan het op de website van het notariskantoor vermelde verzoek om het kantoor met een zo klein mogelijk gezelschap te bezoeken op verschillende andere manieren had kunnen worden tegemoet gekomen. Zo had klager voorgesteld dat hij of zijn echtgenote een volmacht zou geven aan de ander, zodat er maar één van hen bij het passeren van de akte aanwezig zou zijn. Een andere mogelijkheid was geweest dat klager en zijn echtgenote de passeerafspraak via een livestream hadden gevolgd in een andere ruimte in het notariskantoor of in hun auto nabij het notariskantoor en dat de notaris met de akte naar klager en/of zijn echtgenote was gelopen op het moment dat er ondertekend moest worden.

Geen maatregel

Vast staat dat Nederland zich vanaf 19 december 2021 in de uitzonderlijke situatie van een harde lockdown bevond. Deze omstandigheid brengt met zich dat – hoewel de notaris is doorgeschoten in zijn coronabeleid – met de vaststelling van de gegrondheid van de klacht kan worden volstaan en aan de notaris geen maatregel behoeft te worden opgelegd. Hierbij speelt in het voordeel van de notaris mee dat hij uiteindelijk er toch voor heeft gezorgd dat klager de passeerafspraak via een livestream heeft kunnen volgen. Dat de notaris eerder maatregelen opgelegd heeft gekregen, leidt in deze procedure niet tot een ander oordeel, aangezien die eerdere zaken (meer dan) tien jaar geleden speelden.

De beslissing

De kamer verklaart de klacht gegrond, zonder oplegging van een maatregel.

Hier kunt u de gehele uitspraak van de Kamer voor het notariaat lezen.

Zorgplicht Advocaten

Heeft u als klant, stakeholder of derde een klacht of schade geleden als gevolg van een fout van een accountant, neem dan contact met ons op voor vrijblijvend gesprek. De advocaten van Zorgplicht Advocaten hebben jarenlange ervaring met het adviseren over de zorgplicht van een accountant of boekhouder. Tevens hebben onze advocaten ervaring met het voeren van een klachtprocedure bij de Accountantskamer of het voeren van een procedure bij de civiele rechter.