Notaris krijgt berisping wegens gebrek aan communicatie

De notaris is tekort geschoten in de uitvoering van haar taak. Door gebrek aan communicatie was niet duidelijk wat de rol van de notaris was. De Kamer oordeelt dat de notaris tuchtrechtelijk verwijtbaar heeft gehandeld.

Het procesverloop

De broer van klaagster, (hierna: erflater) is op 9 mei 2021 overleden. Klaagster heeft de uitvaart geregeld. Via een contactformulier van het notariskantoor heeft klaagster daarna de notaris benaderd. Klaagster had via het contactformulier de notaris gevraagd om informatie hoe zij de nalatenschap moest verwerpen. Klaagster was in de veronderstelling dat erflater geen partner en kinderen had en dat zij (samen met haar broers) erfgenaam zou zijn op grond van de wet.

Op 21 juni 2021 heeft de notaris klaagster in een telefoongesprek meegedeeld dat erflater een zoon had, geboren op 2 september 1984. Uit afstammelingenonderzoek zou volgens de notaris gebleken zijn dat erflater een zoon had die enig erfgenaam is. De notaris is niet ingegaan op verzoeken van klaagster om toelichting en nader onderzoek. Erflater had de zoon niet erkend. De zoon had een andere achternaam. Klaagster heeft voor de zoon een brief en een fotoboek gemaakt. De notaris heeft zij verzocht dit aan de zoon te overhandigen. Uiteindelijk is de zoon langsgekomen op het notariskantoor en heeft hij de nalatenschap beneficiair aanvaard.

De notaris heeft klaagster niet uitgelegd wat de procedure was bij de afwikkeling van een nalatenschap. Als de notaris dat wel had gedaan, had klaagster in de woning van erflater gericht gezocht naar administratie en waardevolle spullen. De notaris heeft zich sinds begin juni 2021 gericht op het belang van het kind. Dit terwijl klaagster haar had verzocht het belang van erflater en daarmee een zorgvuldige afwikkeling van de nalatenschap prioriteit te geven.

De notarieel medewerker van het kantoor heeft zonder overleg met klaagster aan de zoon gemaild dat “zijn” af ziet van nadere vragen en dat zij verzoekt om de zoon te ontmoeten. Dit staat lijnrecht tegenover hetgeen klaagster wil en heeft haar gekwetst. De gebrekkige communicatie en de verwarrende/onduidelijke berichten over deze gevoelige kwestie zijn onbehoorlijk en onacceptabel. De notaris heeft actief aangestuurd op de aanvaarding van de nalatenschap door de zoon. Alle signalen dat hij niets met de nalatenschap te maken wilde hebben, zijn door de notaris genegeerd. In plaats daarvan heeft de notaris aangestuurd op een zo efficiënt mogelijke afwikkeling van de nalatenschap. De familie is daardoor respectloos behandeld.

De klacht

Klaagster verwijt de notaris het volgende:

– gebrek aan communicatie;

– gebrek aan praktische informatie en begeleiding;

– familie onvolledig – en op onderdelen onjuist – informeren;

– tunnelvisie;

– onzorgvuldig omgaan met persoonlijke toelichtingen;

– compleet gebrek aan empathie.

Het verweer van de notaris

De notaris heeft aangevoerd dat nadat de notaris het contactformulier had ontvangen heeft zij contact opgenomen met klaagster en heeft klaagster geïnformeerd over het aanvaarden en verwerpen van de nalatenschap. Om vast te stellen wie de erfgenamen zouden zijn diende er een erfgenamenonderzoek plaats te vinden. Toen klaagster de notaris meedeelde dat er voldoende saldo op de bankrekening van erflater stond overwoog zij om de nalatenschap te aanvaarden om de kosten van de afwikkeling zo laag mogelijk te houden. De notaris heeft klaagster geadviseerd beneficiair te aanvaarden, omdat niet duidelijk was hoe hoog de schulden van de nalatenschap zouden zijn.

Op 21 juni 2021 ontving de notaris de uitslag van het erfgenamenonderzoek. De notaris heeft klaagster diezelfde dag geïnformeerd dat erflater een zoon had. Zo lang niet vaststond of de zoon de nalatenschap zou aanvaarden, was klaagster niet meer in beeld als erfgenaam. Het heeft enige tijd geduurd, voordat er contact was gelegd met de zoon. Op 3 september 2021 kwam de zoon zonder afspraak naar het notariskantoor. Hij heeft toen een volmacht beneficiaire aanvaarding getekend. Door het tekenen van de volmacht was de zoon enig erfgenaam. Hij heeft het notariskantoor vervolgens de opdracht gegeven de nalatenschap af te wikkelen.

Meerdere malen heeft de notaris contact met klaagster gehad en heeft zij op verzoek van klaagster brieven en e-mailberichten van haar aan de zoon doorgestuurd. De notaris heeft aan klaagster meegedeeld dat zij niets kon veranderen aan het juridische vaderschap van erflater. De notaris heeft klaagster steeds begeleid en op de hoogte gehouden van de stappen die nodig waren. Op 6 september 2021 heeft de notaris klaagster per e-mailbericht op de hoogte gesteld van de beneficiaire aanvaarding van de zoon. Vanaf dat moment was klaagster geen belanghebbende (en opdrachtgever) meer. De notaris heeft uit medeleven nooit een declaratie naar klaagster gestuurd voor de verrichte werkzaamheden.

De notaris herkent zich niet in het verwijt van de tunnelvisie. De notaris kan de juridische waarheid niet veranderen. De notaris heeft altijd oog voor klaagster gehad en respect getoond. De notaris herkent zichzelf niet in de stellingen en verwijten van klaagster. Verder zijn de klachten niet onderbouwd met stukken, zodat het voorgaande feitelijke grondslag mist.

De beoordeling van de klacht

De Kamer overweegt dat de klaagster contact heeft opgenomen met de notaris in de veronderstelling dat zij erfgenaam was van erflater. Klaagster verzocht in die hoedanigheid advies aan de notaris. Vast is komen te staan dat de notaris geen opdrachtbevestiging heeft afgegeven. Niet is komen vast te staan wat de opdracht precies inhield. Het ligt op de weg van een notaris steeds schriftelijk te bevestigen wat de inhoud van de opdracht is. Hierin is de notaris tekort geschoten.

Nadat de notaris was gebleken dat erflater een zoon had, veranderde de positie van klaagster. Ter zitting is gebleken dat vanaf dat moment voor klaagster het onduidelijk was wat de positie van de notaris was en wat de positie van haar zelf was. Het lag op de weg van de notaris om bij aanvang van de opdracht van de zoon duidelijkheid te scheppen over haar rol en de bij deze rol passende werkzaamheden. De notaris had het moment moeten markeren dat haar rol kennelijk verschoof van partij-notaris van klaagster naar boedelnotaris. Door zonder volstrekt heldere communicatie over haar rol werkzaamheden voor de zoon te gaan verrichten heeft de notaris haar opdrachtgever zonder haar instemming min of meer buitenspel gezet. De notaris heeft daarom niet de ten opzichte van klaagster vereiste zorgvuldigheid in acht genomen. De notaris heeft derhalve tuchtrechtelijk verwijtbaar gehandeld.

Beslissing

De Kamer voor het notariaat verklaart de klacht gegrond en vindt het opleggen van de maatregel van berisping passend.

Hier kunt u de gehele uitspraak van de Kamer voor het notariaat lezen.

Zorgplicht advocaten

Heeft u als klant, stakeholder of derde een klacht of schade geleden als gevolg van een fout van een accountant, neem dan contact met ons op voor vrijblijvend gesprek. De advocaten van Zorgplicht Advocaten hebben jarenlange ervaring met het adviseren over de zorgplicht van een accountant of boekhouder. Tevens hebben onze advocaten ervaring met het voeren van een klachtprocedure bij de Accountantskamer of het voeren van een procedure bij de civiele rechter.