Kandidaat-notaris als bestuurslid VvE

Klager en de kandidaat-notaris zijn beide lid van de VvE. Klager was de voorzitter van de VvE tot 10 december 2018. Tijdens die laatste vergadering hebben klager (als voorzitter) en J (als penningmeester) per direct de functie neergelegd. In de vergadering van 7 januari 2019 is gekozen voor een nieuw bestuur. De kandidaat-notaris is benoemd tot secretaris.

Klager kreeg op een gegeven moment een wijzigingsformulier toegestuurd voor de Kamer van Koophandel. Op verzoek van de kandidaat-notaris diende een handtekening te worden gezet en het formulier worden geretourneerd.

De klacht

Klager vindt het vreemd dat hem werd verzocht een wijzigingsformulier te tekenen. Hij had zich immers al op 11 december 2018 laten uitschrijven als voorzitter. Er moest dus wel wat spelen dat niet in het belang van klager was en waarvan hij de gevolgen niet kon overzien.

De notarissen zouden zich niet integer hebben gedragen en gehandeld in strijd met de notariswet. De handelwijze van de notarissen heeft consequenties voor de betrouwbaarheid van het handelsregister.

Klager verwijt de notarissen het volgende:

• De notarissen hebben verzuimd het handelsregister te raadplegen. Beide notarissen hebben niet voldaan aan de onderzoeksplicht;
• Het wijzigingsformulier was al getekend door de notaris. Daarmee geeft hij aan dat het formulier naar waarheid is ingevuld;
• Door dit onzorgvuldig handelen is klager in het bezit van een door de notaris ondertekend wijzigingsformulier dat – indien klager kwaadwillend zou zijn – hem de mogelijkheid geeft eenzijdig wijzigingen in het handelsregister door te voeren;
• Omdat klager het formulier op 29 januari 2019 ontving en de notaris het formulier al op 18 januari 2019 had ondertekend, werd klager gedwongen in strijd met de werkelijkheid te tekenen;
• Indien klager zou meewerken aan het verzoek van de kandidaat-notaris om het formulier te tekenen en te retourneren, dan zou dit zonder enige vorm van legalisatie plaatsvinden. Hiermee wordt in strijd gehandeld met artikel 52 lid 2 van de Wet op het notarisambt;
• Indien de opgave van een nieuw bestuur wordt gedaan door één of meerdere bestuurders dan zullen zij rechtsgeldig moeten worden benoemd. Vereist is een overeenkomstig de statuten bijeenroepen van de ledenvergadering en een rechtsgeldige benoeming door de leden. Dit moet blijken uit een door de ledenvergadering goedgekeurd verslag. Van een dergelijk verslag is tot op heden niet gebleken.

Het verweer van kandidaat-notaris

De kandidaat-notaris geeft aan dat hij op drie manieren betrokken is bij de klacht: in de hoedanigheid als kandidaat-notaris, als lid van de VvE en als lid van het huidige bestuur van de VvE.

Er zijn een vijftal namen genoemd die als nieuw lid zouden willen worden gekozen. Met een meerderheid van meer dan 80% is een nieuw bestuurslid gekozen. Het nieuwe bestuur heeft als taak de kosten aanzienlijk te drukken. De sfeer tussen klager en de medebestuurder en de leden is sindsdien minder prettig.

De kandidaat-notaris heeft aangegeven via het notariskantoor zorg te dragen voor de inschrijving van de bestuurswisseling. Een kantoorgenoot zou het een en ander in orde maken.

De oud-bestuursleden zouden per een onjuiste datum zijn uitgeschreven. Het notariskantoor had het formulier zelf kunnen indienen maat wilde graag de oud-leden hierbij betrekken.

Het verweer van de notaris

De kandidaat-notaris had een medewerker gevraagd op de bestuurswisseling te registreren. Uit notulen bleek de wijziging van het bestuur. Voor het corrigeren van de datum is een wijzigingsformulier ingevuld. Dit formulier heeft de notaris ondertekend op de datum die bij zijn handtekening staat vermeld en is dus naar waarheid ingevuld.

Beoordeling van de klacht

Notarissen zijn gebonden aan tuchtrechtspraak (artikel 93 Wna).

Klachtonderdeel 1 (ongegrond). Niet is gebleken dat schending van de onderzoeksplicht heeft plaatsgevonden, aangezien bij het checken van het register de onjuistheid is ontdekt.

Klachtonderdeel 2 (ongegrond). De notaris wilde klager betrekken bij de wijziging, terwijl hij hiertoe niet verplicht was. Er bestaat eveneens geen twijfel aan de juistheid van het formulier.

Klachtonderdeel 3 (ongegrond). Ook zonder medewerking van klager had het formulier online ingediend kunnen worden. Het is niet tuchtrechtelijk verwijtbar dat legalisatie ontbrak.

Klachtonderdeel 4 (ongegrond). Er waren notulen van de vergadering beschikbaar op het moment dat klager het wijzigingsformulier aantrof. Als lid van de VvE wordt er vanuit gegaan dat je over dit verslag de beschikking hebt.

Klik hier voor de volledige uitspraak.

Zorgplicht advocaten

Heeft u een vraag over de rol van uw of een andere notaris, neem dan vrijblijvend contact met ons op. Klik hier voor contact.