Notaris handelt niet voortvarend en is gebrekkig in communicatie

Deze zaak betreft een klacht ingediend tegen een notaris wegens het niet voortvarend oppakken van een opdracht tot het opmaken van testamenten en gebrekkige communicatie hierover. Ondanks herhaalde verzoeken van de cliënt ontving deze geen concept- testamenten binnen de afgesproken termijn.

Achtergrond van de zaak

Op 23 maart 2023 hebben klager en zijn echtgenote een gesprek gehad met de notaris en hebben zij haar de opdracht gegeven tot het opmaken van (concept-)testamenten. Ten behoeve hiervan heeft klager een notitie verstrekt met details over de financiële situatie van hem en zijn echtgenoot. De notaris heeft vervolgens toegezegd dat zij drie weken later een advies ten aanzien van de testamenten zou opstellen.

Op 3 juli 2023 heeft klager een medewerkster van de notaris gemaild dat hij nog geen concept-testamenten had ontvangen. De medewerkster heeft de afdeling familierecht gevraagd om een spoedige reactie. In augustus heeft klager de medewerkster wederom gemaild, omdat hij niets meer had gehord. Hierop heeft klager een afwezigheidsmelding ontvangen. Klager heeft vervolgens een mail naar de notaris gestuurd, maar hier ook geen reactie op ontvangen.

Op 5 september heeft klager opnieuw een herinneringsmail naar de medewerkster van de notaris gestuurd. Daarop heeft de medewerkster per mail aan klager meegedeeld dat wanneer de afdeling familierecht voor het einde van de week niet zou reageren, klager weer contact mocht opnemen. Nadat klager opnieuw niets had gehoord heeft hij laten weten dat hij een klacht zou indienen bij de kamer. Verder heeft klager de aan de notaris verstrekte opdracht tot het opstellen van de (concept-)testamenten ingetrokken en heeft hij gevraagd om de door hem verstrekte notitie te retourneren.

Niet voortvarend handelen en gebrekkige communicatie

Klager verwijt de notaris dat zij de opdracht tot het opmaken van de (concept-)testamenten niet voortvarend heeft opgepakt. Ondanks toezeggingen heeft klager geen concept-testamenten ontvangen. Ook is de notaris tekortgeschoten in de communicatie hierover.

Verweer

De notaris heeft erkend dat klager en zijn echtgenote herhaaldelijk hebben gevraagd om een reactie, maar dat ze hier nog niet aan toe is gekomen. Het kantoor van de notaris heeft sinds 1 januari 2023 slechts één notaris, wat heeft geleid tot problemen in de organisatie. Ondanks inspanningen om kandidaat-notarissen te vinden en andere functies in te vullen, is dit niet gelukt.

De notaris heeft een jurist familierecht aangenomen om besprekingen over te nemen. Echter is het dossier van klager en zijn echtgenote geen alledaags dossier en biedt het diverse uitdagingen, waardoor de notaris het dossier niet intern aan een ander kon overdragen.

Notariële zorgplicht

Op grond van artikel 93 lid 1 Wet op het notarisambt zijn notarissen, toegevoegd notarissen en kandidaat-notarissen aan het tuchtrecht onderworpen. De tuchtrechter toetst of hun handelen of nalaten in strijd is met het bepaalde in de Wna en andere toepasselijke bepalingen. Ook kan de tuchtrechter toetsen of zij voldoende zorg in acht hebben genomen ten opzichte van de (rechts)personen voor wie zij optreden en of zij daarbij hebben gehandeld zoals een behoorlijk beroepsbeoefenaar behoort te doen. Zo moet een notaris het ambt in onafhankelijkheid uitoefenen en de belangen van alle bij de rechtshandeling betrokken personen op onpartijdige wijze en met de grootst mogelijke zorgvuldigheid behartigen.

Beoordeling

De kamer stelt dat het vaststaat dat de notaris op 23 maart 2023 een besprek heeft gehad met klager en zijn echtgenote en dat zij toen heeft toegezegd dat haar advies drie weken later klaar zou zijn. Ook staat vast dat klager en zijn echtgenote op 11 september 2023 (bijna zes maanden later) nog steeds geen advies of concept-testamenten hadden ontvangen. De notaris heeft erkend dat zij de (concept-)testamenten voor klager en zijn echtgenote niet (voortvarend) heeft opgemaakt. De daarvoor door de notaris aangevoerde oorzaken kunnen naar het oordeel van de kamer echter niet aan klager en zijn echtgenote worden tegengeworpen.

De organisatie van een notariskantoor moet zodanig zijn ingericht dat tijdig aan een opdracht kan worden voldaan. Ingevolge artikel 14 Verordening beroeps- en gedragsregels 2011 dient een notaris ervoor zorg te dragen dat de inrichting en organisatie van zijn kantoor voldoen aan de eisen van een goede praktijkuitoefening en dat de kwaliteit van de door hem en zijn medewerkers verrichte diensten optimaal is. De kamer is van oordeel dat de organisatie van het notariskantoor gebrekkig was. Als een notariskantoor te kampen heeft met een schaarste aan personeel, is het zaak daarover (onverwijld) met cliënten te communiceren. Aan die communicatie heeft het in dit dossier ontbroken. Klager is de dupe geworden van een onzorgvuldige organisatie, waarin hij te maken kreeg met toezeggingen van (een medewerkster van) de notaris waaraan steeds niet werd voldaan door de notaris.

Het valt de notaris te verwijten dat zij geen actie heeft ondernomen naar aanleiding van de door klager verzonden e-mails. Op deze e-mails is klager in het ongewisse gelaten en heeft de notaris tuchtrechtelijk verwijtbaar gehandeld. De klacht wordt daarom gegrond verklaard.

Waarschuwing

De notaris heeft de door haar aanvaarde opdracht niet voortvarend uitgevoerd en zij heeft nagelaten daarover te communiceren met klager, zonder dat daar iets aan vooraf is gegaan waardoor dit gerechtvaardigd zou kunnen zijn, of waarmee dat is uitgelegd en aangekondigd. Daarmee heeft de notaris in strijd gehandeld met de op haar rustende zorgplicht. Nu de notaris geen tuchtrechtelijk verleden heeft, zal de kamer als op te leggen maatregel volstaan met een waarschuwing.

Klik hier voor de volledige uitspraak van de Kamer voor het Notariaat.

Zorgplicht Advocaten

Heeft u een geschil met uw notaris over de vraag of hij/zij de benodigde vakbekwaamheid, zorgvuldigheid en deskundigheid in acht heeft genomen bij de uitvoering van zijn/haar werkzaamheden? Neem dan contact met ons op.