Niet de notaris maar een ander notariskantoor verantwoordelijk voor mutaties in het Handelsregister

De Stichting was in 2014 enig aandeelhouder van de B.V. De akte van uitgifte heeft de notaris gepasseerd. Bij de oprichting van de B.V. is Notariskantoor betrokken geweest. Eind juli 2019 heeft de B.V. contact gezocht met het Notariskantoor om het aandeelhoudersregister op te vragen. Notariskantoor heeft deze informatie aan klagers verstrekt.

De B.V. krijgt een bericht van de KvK dat zij een opgave van wijziging hebben ingeschreven in het handelsregister, namelijk het uittreden van de Stichting als enig aandeelhouder per 23 oktober 2014. Klagers hebben de notaris verzocht om nadere uitleg over dit bericht. Een reactie bleef uit, waardoor een reminder is gestuurd. Een medewerker van de notaris laat weten dat de notaris wegens vakantie afwezig is.

Vervolgens heeft de heer Z die werkzaam is bij het notariskantoor de volgende reactie gegeven: “Bij de uitgifte van aandelen in 2014 ben ik niet betrokken geweest, dit is op kantoor van collega notaris gebeurd, waarom destijds niet de enig aandeelhouder is uitgeschreven is mij niet bekend”.

De notaris heeft een maand later het volgende bericht aan klager geschreven: “Hierbij bevestig ik dat Notariskantoor in voorkomende gevallen, waarbij Notariskantoor de akte heeft voorbereid en jij de akte hebt gepasseerd, de verdere administratieve handelingen zou verzorgen”.

De klacht die bij de kamer is ingediend, valt uiteen in meerdere klachtonderdelen.

• Klachtonderdeel 1: de notaris heeft geen inschrijving van de wijziging inzake het enig aandeelhouderschap in het Handelsregister bij de Kamer van Koophandel gedaan.
• Klachtonderdeel 2: de notaris reageert niet op brieven en e-mails van klagers. De notaris laat vragen van klagers een maand onbeantwoord.

Notarissen zijn onderworpen aan tuchtrecht voor wat betreft het handelen of nalaten dat in strijd is met een (wettelijke) bepaling (artikel 93 lid 1 Wet op de notarisambt).

Beoordeling klachtonderdeel 1

De notaris stelt dat hem geen tuchtrechtelijk verwijt kan worden gemaakt. Niet hij maar het notariskantoor zou verantwoordelijk zijn voor de mutaties in het Handelsregister bij de Kamer van Koophandel.

De kamer acht het aannemelijk dat het notariskantoor verantwoordelijk was voor het uitschrijven van de Stichting als enig aandeelhouder. Uit e-mails blijkt dan ook niet dat de notaris verantwoordelijk was voor de uitschrijving. De notaris heeft niet tuchtrechtelijk gehandeld en de klacht zal daarom ongegrond worden verklaard.

Beoordeling klachtonderdeel 2

De notaris geeft aan dat hij er van uitgegaan is dat het notariskantoor de vragen van klagers zou beantwoorden, nu het kantoor de mutaties zou verzorgen. Nu het kantoor verantwoordelijk was, acht de kamer het aannemelijk dat de notaris er van uitgegaan is dat het kantoor de vragen zou beantwoorden. Dit hadden zij immers zo afgesproken. Dit onderdeel wordt ongegrond verklaard. Wel is opgemerkt door de kamer dat de notaris wel navraag had moeten doen of de vragen inmiddels waren beantwoord aangezien de notaris zelf ook een mail met dezelfde vragen had ontvangen. De notaris moet alsnog contact opnemen met het accountantskantoor om navraag te doen en de uitkomst aan klagers mededelen.

Klik hier voor de volledige uitspraak.

Zorgplicht Advocaten

Heeft een vraag over de rol van uw of een andere notaris, neem dan vrijblijvend contact met ons op.