Notaris handelt onzorgvuldig bij het inschrijven van bestuurders en doorhalen van een hypotheekrecht

In deze zaak werd de stichting, die de belangen van de deelnemers in een vastgoedfonds behartigt, geconfronteerd met een complexe situatie omtrent de benoeming van bestuurders en het doorhalen van een hypotheekrecht op een aantal appartementsrechten. De stichting stelt de notaris verantwoordelijk voor onzorgvuldigheden bij het inschrijven van bestuurders en het doorhalen van een hypotheekrecht.

Inschrijven van bestuurders en doorhalen van hypotheekrecht

De stichting behartigt de belangen van de deelnemers in een vastgoedfonds. De deelnemers hebben in totaal €2.500.000 in het vastgoedfonds geïnvesteerd. Bij de oprichting van de stichting is de heer [naam 1] benoemd als bestuurder van de stichting. De indirect bestuurder en feitelijk leidinggevende van het vastgoedfonds was de heer [naam 2]. In november 2018 hebben het vastgoedfonds en een andere vennootschap waarvan [naam 2] bestuurder was, een recht van hypotheek op aan aantal appartementsrechten aan de stichting verleend. De hypotheek werd verstrekt tot zekerheid van de vordering van de Stichting ter zake de door de deelnemers in het vastgoedfonds gedane investeringen à 2.500.000. De hypotheekakte is verleden door een notaris in Haarlem; [naam 1] staat in de akte vermeld als de bestuurder die de notaris namens de stichting volmacht heeft verleend voor de transactie.

In januari 2019 heeft [naam 2] de notaris per e-mail gevraagd of het kopte dat hij als bestuurder van het vastgoedfonds bevoegd was om het tweede bestuur van de stichting te benoemen. De notaris heeft deze vraag bevestigend beantwoord. [Naam 2] en [naam 3] hebben vervolgens de notaris verzocht om [naam 1] uit te schrijven als bestuurder en om het adres van de stichting te wijzigen naar het adres van [naam 2], waar ook het vastgoedfonds was gevestigd. De notaris heeft diezelfde dag nog aan de verzoeken voldaan.

Daarnaast heeft [naam 2] ook aan de notaris gemaild dat [naam 3] zou langskomen om hier hiervoor bedoelde hypotheekrecht van de stichting op de appartementsrechten te doen doorhalen. [Naam 3] heeft die dag een volmacht aan de notaris verleend tot doorhaling van de hypotheek, waarna de notaris de hypotheek heeft doorgehaald. Vervolgens heeft het vastgoedfonds de twee appartementen waarop de stichting een recht van tweede hypotheek had diezelfde dag in een a-b-c- transactie verkocht aan derden.

[Naam 1] heeft vervolgens de notaris gebeld over zijn uitschrijving uit het Handelsregister, welke uitschrijving volgens hem niet kon kloppen. Vervolgens heeft de notaris [naam 1] per e-mail bericht dat hij op basis van de statuten concludeerde dat de bestuurstermijn van [naam 1] per 1 oktober 2018 was geëindigd, en dat [naam 2] als indirect bestuurder van het vastgoedfonds bevoegd was om een nieuwe bestuurder te benoemen.

Beoordeling van de tuchtrechter

[Naam 1] en de Stichting hebben een klacht tegen de notaris ingediend, zowel voor wat betreft de in- en uitschrijving van de bestuurders, als voor wat betreft de doorhaling van het hypotheekrecht. De notaris- en gerechtsdeurwaarderskamer van het Hof Amsterdam heeft twee van de drie klachtonderdelen gegrond verklaard. Het hof kwam tot het oordeel dat de notaris zich er bij de in- en uitschrijving van de bestuurders in het handelsregister onvoldoende van heeft vergewist of zijn opdrachtgever bevoegd was hem daartoe opdracht te geven, en dat hij dit niet zoals behoort bij het doen van een uit- en inschrijving van een statutair bestuur(der) bij het handelsregister zo volledig en nauwkeurig mogelijk heeft onderzocht. De klacht dat de notaris het hypotheekrecht zonder rechtsgrond had doorgehaald, achtte het hof ongegrond omdat [naam 3] namens de stichting een volmacht tot doorhalingen had verstrekt. De notaris behoefde volgens het hof op dat moment niet te betwijfelen of nader te onderzoeken of [naam 3] vertegenwoordigingsbevoegd was, zodat hij de doorhaling mocht uitvoeren.

Standpunten van partijen

De stichting betoogt dat de notaris niet onvoorwaardelijk had mogen ingaan op de verzoeken van [naam 2] en [naam 3], omdat [naam 1] op dat moment nog als bestuurder geregistreerd stond en de stichting was opgericht om het vastgoedfonds te controleren. Bovendien was de doorhaling van de hypotheek zonder voorwaarden aangevraagd, wat de notaris had moeten doen stilstaan bij de geldigheid van het verzoek. De notaris had ook moeten onderzoeken waarom hij specifiek werd benaderd voor de doorhaling, terwijl normaal gesproken de notaris die betrokken is bij de transactie dit afhandelt.

De notaris verdedigt zich echter door te verwijzen naar zijn ministerieplicht en het bestuursbesluit van [naam 2], waaruit zijn vertegenwoordigingsbevoegdheid zou blijken. Hij stelt dat zijn onderzoeksplicht begrensd is en dat hij mocht vertrouwen op de informatie van zijn cliënten. Tevens wijst hij op het oordeel van de tuchtrechter dat hij mocht uitgaan van de vertegenwoordigingsbevoegdheid van [naam 3]. De notaris suggereert ook dat [naam 2] mogelijk zou hebben gelogen als hij om meer informatie had gevraagd, waardoor hij betwist dat zijn handelen tot schade heeft geleid.

Beoordeling

De rechtbank heeft geoordeeld dat de notaris niet heeft voldaan aan zijn zorgplicht bij de in- en uitschrijving van bestuurders in het handelsregister. Hij had moeten verifiëren of [naam 1] na 1 oktober 2018 opnieuw was benoemd als bestuurder, vooral gezien het feit dat [naam 1] nog steeds als bestuurder stond geregistreerd. Bovendien had de notaris contact kunnen opnemen met [naam 2] en [naam 3] voor verdere verduidelijking, maar dit heeft hij nagelaten. De notaris beweert dat [naam 2] waarschijnlijk zou hebben gelogen bij navraag, maar de bewijslast hiervoor rust op de notaris, waardoor de onzekerheid over de uitkomst van navraag voor zijn rekening komt. Dit alles leidt tot de conclusie dat de notaris onvoldoende heeft gehandeld om de belangen van alle betrokken partijen te waarborgen en daarmee zijn zorgplicht heeft geschonden.

De rechtbank oordeelt dat de notaris ook bij het royeren van de hypotheek zijn zorgplicht niet heeft nageleefd. Hij mocht niet blind vertrouwen op de vertegenwoordigingsbevoegdheid van [naam 3], vooral omdat de inschrijving van [naam 3] als bestuurder niet correct was uitgevoerd. Bovendien was het [naam 2] die het verzoek tot doorhaling van het hypotheekrecht deed, wat twijfels oproept over het belang van de stichting. De onvoorwaardelijke aard van het verzoek en het feit dat een andere notaris de transactie begeleidde, droegen bij aan de ongebruikelijkheid van het verzoek. Al deze factoren hadden de notaris moeten aanzetten tot verder onderzoek voordat hij het verzoek afhandelde. De rechtbank is dus, anders dan de tuchtrechter, van oordeel dat de notaris ook op dit punt niet aan zijn zorgplicht heeft voldaan.

Klik hier voor de volledige uitspraak van de Rechtbank Den Haag.

Zorgplicht Advocaten

Heeft u een geschil met uw notaris over de vraag of hij/zij de benodigde vakbekwaamheid, zorgvuldigheid en deskundigheid in acht heeft genomen bij de uitvoering van zijn/haar werkzaamheden? Neem dan contact met ons op.