Ongeldige doorhaling van hypotheekrechten en gebrekkige correctie door notaris

In deze zaak wordt een notaris verweten ernstige fouten te hebben gemaakt bij de verwerking van een royementsakte, waarbij onterecht alle hypotheekrechten van een klant werden doorgehaald. De klachten richten zich op de gebrekkige interne procedures en het onzorgvuldige herstel van de fout.

Achtergrond van de zaak

Op 17 maart 2022 passeerde een notaris een royementsakte waarbij een hypotheekrecht volledig werd doorgehaald, terwijl dit slechts gedeeltelijk had moeten gebeuren voor twee registergoederen. Deze fout leidde ertoe dat onterecht alle hypotheekrechten van [X], betreffende ongeveer 8500 percelen met een gezamenlijke waarde van circa 8 miljard euro, werden doorgehaald.

Om deze fout te corrigeren, passeerde de notaris op 5 april 2022 een proces-verbaal akte van verbetering. Echter, op 6 april 2022 moest een nieuwe akte van verbetering worden gepasseerd vanwege een schrijffout in de eerdere akte, waarin abusievelijk perceelnummer AI in plaats van A1 was opgenomen.

Op 19 april 2022 nam het Kadaster contact op met de notaris omdat de juridische wijze van verbeteren niet correct was toegepast (er was geen sprake van een kennelijke misslag), waardoor zij de akte niet konden verwerken in de openbare registers. Vervolgens passeerde de notaris op 20 april 2022 een akte van rectificatie, waarbij de algehele doorhaling werd vervangen door een gedeeltelijke doorhaling en de juiste hypotheekhouder werd opgenomen.

Op 21 april 2022 passeerde de notaris nogmaals een akte van rectificatie omdat in de akte van 20 april 2022 werd verwezen naar een onjuist deel en nummer van de royementsakte.

Geen correcte interne procedure en gebrekkige correctie

Klager verwijt de notaris ten eerste dat hij geen (correcte) interne procedure heeft uitgevoerd ten aanzien van de royementen. Klager voert hiertoe aan dat een notaris op grond van artikel 14 VGB 2011 er voor zorg dient te dragen dat de inrichting en organisatie van het kantoor voldoet aan de eisen van een goede praktijkuitoefening en dat de kwaliteit van de door de notaris en zijn medewerkers verrichte diensten optimaal is.

De klacht stelt dat de royementsakte werd opgemaakt door een niet juridisch gekwalificeerd persoon (de boekhoudster) zonder controle door de notaris. Dit leidde ertoe dat er onterecht een algehele doorhaling plaatsvond, terwijl slechts een gedeeltelijke doorhaling had moeten plaatsvinden. Het dossier bevatte geen bewijs van opdracht tot doorhaling en bij controles had de notaris kunnen constateren dat de volmacht alleen een gedeeltelijke doorhaling toestond en dat deze volmacht twee jaar eerder was verstrekt. Bovendien waren er geen kadastrale recherches uitgevoerd, waardoor de notaris had kunnen ontdekken dat de hypotheekrechten in 2020 al doorgehaald waren. De notaris heeft de akte zonder voldoende onderzoek getekend.

Daarnaast verwijt de klager de notaris onvoldoende verantwoordelijkheid te hebben genomen bij het herstellen van de fout. Er waren vier correcties nodig om de oorspronkelijke fout te corrigeren, waarbij de notaris geen overleg heeft gehad met haar collega-notaris, geen naslagwerk heeft geraadpleegd en geen informatie heeft ingewonnen bij derden zoals de KNB of het Kadaster. De klager stelt dat de notaris onvoldoende regie en zeggenschap toonde en de boekhoudster het contact met het Kadaster liet onderhouden.

Notariële zorgplicht

Ter beoordeling van de Kamer staat of de notaris heeft gehandeld in strijd met de tuchtnorm als geformuleerd in artikel 93 Wna. Een notaris is aan tuchtrechtspraak onderworpen ter zake van handelen of nalaten in strijd met hetzij enige bij of krachtens deze wet gegeven bepaling, hetzij met de zorg die hij als notaris behoort te betrachten ten opzichte van degenen te wier behoeve hij optreedt, alsmede ter zake van handelen of nalaten dat een behoorlijk notaris niet betaamt.

Onzorgvuldig handelen door de notaris

De Kamer heeft geoordeeld dat de procedures ten aanzien van de royementen niet adequaat waren. De notaris handelde onzorgvuldig door geen recherches te doen en de door de boekhoudster opgestelde royementsakte niet te controleren. Hierdoor miste ze dat de royementsvolmacht al twee jaar oud was en dat de hypotheekrechten al waren geroyeerd. De notaris heeft daarmee de zorgvuldigheidsnorm van artikel 17 Wna geschonden. Daarnaast blijkt het kantoor niet zo ingericht dat vanzelfsprekende stappen richting royement, zoals kadastrale recherches, vanzelf worden gedaan. Aan de eisen van een goede praktijkuitoefening als bedoeld in artikel 14 Vbg 2011 voldoet de kantoororganisatie dan ook niet. Het klachtonderdeel is gegrond.

Op het tweede klachtenonderdeel heeft de Kamer als volgt geoordeeld. De gebrekkige foutcorrectie blijkt uit de vier benodigde correcties om de royementsakte correct te herstellen. De notaris heeft onvoldoende adequaat gehandeld en het herstelproces vaak aan de boekhoudster overgelaten, terwijl bij haar de fout was ontstaan. De notaris had beter collegiale hulp moeten inschakelen. Door deze aanpak heeft ze opnieuw de zorgvuldigheidsnorm geschonden en niet voldoende regie, zeggenschap en toezicht gehouden, zoals vereist door artikel 3 Vbg 2011. Ook dit klachtonderdeel is gegrond.

Schorsing

De opeenstapeling van onzorgvuldige handelingen rechtvaardigt de oplegging van een maatregel. Van een notaris mag adequaat en nauwgezet handelen worden verwacht. Van het tegendeel is in dit geval sprake geweest. Zij is tekortgeschoten in de naleving van een kernwaarde van het notariaat, te weten zorgvuldigheid, terwijl ook concreet omschreven verplichtingen uit de Vbg 2011 niet zijn nageleefd. De notaris heeft met haar handelen het aanzien van het notarisambt geschaad. Daarnaast heeft de notaris weinig inzicht getoond in de laakbaarheid van haar handelen. De Kamer acht derhalve de maatregel van schorsing voor de duur van twee weken passend en geboden.

Klik hier voor de volledige uitspraak van de Kamer voor het Notariaat.

Zorgplicht Advocaten

Heeft u een geschil met uw notaris over de vraag of hij/zij de benodigde vakbekwaamheid, zorgvuldigheid en deskundigheid in acht heeft genomen bij de uitvoering van zijn/haar werkzaamheden? Neem dan contact met ons op.