Zes maanden schorsing voor notaris die zich niet aan haar zorg- en informatieplicht hield – [Eigen zaak]

Het gerechtshof Amsterdam heeft voor de duur van zes maanden een schorsing in de uitoefening van het ambt opgelegd aan een notaris. De notaris is tekortgeschoten in haar informatie- en zorgplicht, welke is neergelegd in de wet op het notarisambt.

De compliceerde herstructurering van het agrarisch familiebedrijf

De notaris was betrokken bij een gecompliceerde herstructurering van een agrarisch familiebedrijf. Het bedrijf bestaat uit nertsenhouderijen, een rundveehouderij en een varkenshouderij en vele tientallen hectaren landbouwgrond. De ouders zijn de grondleggers van de agrarische onderneming. Alle drie de kinderen zijn in het familiebedrijf van de ouders gaan werken. Moeder overlijdt in 2007 en de aandelen van vader en moeder zijn in het samenwerkingsverband overgenomen door de drie kinderen. Tussen klager enerzijds en zijn broer en zus anderzijds ontstaat onenigheid. Er is advies ingewonnen bij een (fiscaal) adviesbureau aangezien de bestaande concernstructuur niet optimaal was. Er is een opzet gemaakt om tot een holdingstructuur te komen en in 2013 heeft de notaris akten gepasseerd waarbij er meerdere vennootschappen zijn opgericht. Elk van de drie kinderen hield hierna een derde van de aandelen. Dit is gebeurd in het kader van de beoogde herstructurering.

In 2014 is de herstructurering stilgelegd vanwege een geschil. Er is vervolgens een adviesbureau gevraagd om de voorgestelde herstructurering te beoordelen. Het adviesbureau is voortgegaan met de voorbereiding op de herstructurering. Het adviesbureau heeft de kinderen begeleidt bij de herstructurering en heeft de notaris gevraagd de daarvoor benodigde akten te passeren. De notaris is er daarbij van uitgegaan dat de adviseurs van het adviesbureau de klager voldoende hadden geïnformeerd over de juridische en fiscale gevolgen van de akten die zij heeft gepasseerd.

Op 24 juni 2015 heeft de klager medegedeeld de notariële stukken niet te ondertekenen en heeft tijdens een gesprek op 1 september 2015 aangegeven meer tijd nodig te hebben. Op 9 september 2015 hebben de andere twee kinderen en vader onaangekondigd een bezoek gebracht aan klager, waarbij er sterk is aangedrongen dat hij medewerking zou verlenen aan de herstructurering. Op 2 oktober 2015 heeft de klager ingestemd om de beoogde herstructurering alsnog te ondertekenen.

Volmachten

Op 21 oktober 2015 hebben de kinderen op het notariskantoor een bespreking gehad en hebben zij diversen volmachten ondertekend. Op 9 november 2015 heeft de notaris met gebruikmaking van de getekende volmachten meerdere akten gepasseerd. Op 29 december 2015 heeft klager een telefoongesprek gehad met de Rabobank in verbrand met een noodfinanciering van €600.000, die zijn broer en zijn zus hadden aangevraagd. Tijdens dit gesprek geeft klager aan niet ingestemd te hebben met de desbetreffende financieringsovereenkomst. Hierbij werd duidelijk voor de aandeelhouder dat door het oprichten van de besloten vennootschap belangrijke besluiten – anders dan in een vof – niet meer met algemene stemmen hoefden te worden genomen. De klager heeft naar aanleiding hiervan contact opgenomen met de notaris en medegedeeld dat de anderen dwang op hem hebben uitgevoerd, in verband met het ondertekenen van de herstructurering.

Vervolgens is er door klager op 30 december 2015 een vervolgmail gekomen, waarin hij aangeeft toch wel in te stemmen met de herstructurering. Op 30 december 2015 zijn er vervolgens door de notaris meerdere akten gepasseerd, met gebruikmaking van de op 21 oktober 2015 getekende volmachten.

De zorg- en informatieplicht van de notaris

De kamer verwerpt, in eerste aanleg in 2019, het verweer van de notaris dat zij in verband met de betrokkenheid van het adviesbureau slechts een beperkte zorg- en informatieplicht had. Er is hier bepaald dat de zorg- en informatieplicht van de notaris was derhalve niet beperkt. Ook al waren er momenten waarop de notaris mogelijkerwijs kon denken dat klager over een bepaald onderwerp reeds geïnformeerd was, had de notaris deze aanname moeten toetsen.

Gelet op de mededelingen van klager aan de notaris, over de door hem ervaren druk om de stukken te ondertekenen, had de notaris de door de klager gegeven volmachten niet meer mogen gebruiken om akten te passeren zonder zich ervan te verzekeren dat de rechtsgevolgen overeenkwamen met de daadwerkelijk wil van de klager. De notaris mocht er in de gegeven omstandigheden niet zonder meer op vertrouwen dat aandeelhouder kon overzien welke gevolgen de herstructurering zou hebben voor zijn positie binnen het familiebedrijf. De gevolgen waren onder meer dat de registergoederen en de vordering van circa 3,3 miljoen euro van klager zijn ingebracht in de besloten vennootschap alsmede dat belangrijke aandeelhoudersbesluiten binnen de besloten vennootschap niet met algemene stemmen hoefden te worden genomen. Bovendien had de notaris zich ervan dienen te overtuigen dat klager de schriftelijke verklaring op 30 december 2015 zonder dwang en/of bedreiging van familieleden had afgelegd, voordat zij verder zou gaan met de herstructurering. Het hof acht van belang dat de notaris op grond van de tegenstrijdige signalen van klager niet klakkeloos mocht aannemen dat zij op 30 december 2015 verdere uitvoering kon geven aan de herstructurering. De notaris had nader onderzoek moeten doen en zich actief van de wil van klager moeten overtuigen.

Akte van rectificatie

Vervolgens beoordeelde de rechter of de notaris is tekortgeschoten in haar zorgplicht ten opzichte van klager door bij het passeren van de akte van oprichting en de akte van inbreng genoegen te nemen met een bij volmacht ondertekende inbrengbeschrijving, welke inbrengomschrijving niet overeenstemde met hetgeen wat in de akte van inbreng stond vermeld. Een notaris mag er in beginsel afgaan op de juistheid van een inbrengbeschrijving, maar het simpelweg doornemen van de inbrengbeschrijving en de akte van inbreng had ertoe moeten leiden dat de notaris dit verschil had kunnen en moeten constateren. De notaris is met betrekking tot het proces van inbreng tekortgeschoten in haar zorgplicht.

Het hof acht het tuchtrechtelijk verwijtbaar dat de notaris de akte van rectificatie heeft gepasseerd, terwijl zij zich ervan diende te verzekeren dat de tussen de kinderen gemaakte afspraken daadwerkelijk overeenstemden met hun wil. Ondanks de betrokkenheid van de adviseurs had de notaris een eigen verantwoordelijkheid in deze juridisch gecompliceerde herstructurering en had zij niet zonder meer mogen afgaan op de juistheid van de werkzaamheden die de professionals die bij de herstructurering betrokken waren al hadden of zouden hebben verricht.

Schorsing in de uitoefening van het ambt

Het hof legt aan de notaris, voor het onrechte gebruik van een akte van rectificaties, het onvoldoende zorgvuldigheid betracht ten aanzien van de door haar gebruikte inbrengbeschrijvingen en controleverklaring en voor het in de gegeven omstandigheden niet voldaan aan haar zorg- en informatieplicht met betrekking tot de inbreng van registergoederen/vorderingen door klager en de in de loop van de tijd wel bij haar maar niet bij klager bekende op handen zijnde ingrijpende wijziging van de beoogde fusie, de maatregel van schorsing in de uitoefening van het ambt op voor de duur van zes maanden en veroordeeld de notaris tot het betalen van de opgelegde proceskostenveroordeling, de betaling aan klagers van hun kosten in hoger beroep en de kosten van behandeling van de klacht in hoger beroep.

Deze zaak is ook behandeld in het Eindhovense Dagblad. Lees het volledige artikel.

Zorgplicht Advocaten

Heeft u als klant, stakeholder of derde een klacht of schade geleden als gevolg van een fout van een accountant, neem dan contact met ons op voor vrijblijvend gesprek. De advocaten van Zorgplicht Advocaten hebben jarenlange ervaring met het adviseren over de zorgplicht van een accountant of boekhouder. Tevens hebben onze advocaten ervaring met het voeren van een klachtprocedure bij de Accountantskamer of het voeren van een procedure bij de civiele rechter.