Zorgplicht van notaris bij opstellen van verklaring van erfrecht in het geding

In deze zaak werd een kandidaat-notaris bekritiseerd vanwege vermeende traagheid en onnodige kosten bij het opstellen van een verklaring van erfrecht van zijn overleden moeder.

Verklaring van erfrecht

Klager heeft het notariskantoor in 2018 benaderd voor het opstellen van een verklaring van erfrecht voor de nalatenschap van zijn moeder, die in 2008 overleed. De voorganger van de kandidaat-notaris had hiervoor een dossier opgestart, maar deze werd na enige tijd gesloten. In juli 2022 heeft klager het notariskantoor wederom benaderd in verband met het laten opstellen van een verklaring van erfrecht ter zake van de nalatenschap van erflaatster. De notarisklerk heeft hiervoor offertes voor de kosten van de verklaring van erfrecht, met mogelijk extra kosten afhankelijk van de situatie, aan klager gestuurd.

Klager heeft ten behoeve van de verklaring van erfrecht verschillende documenten verstrekt, waaronder verklaringen van erfrecht van zijn overleden vader en broer. De notarisklerk heeft vervolgens gezocht naar de erfgenamen en afstammelingen van erflaatster, mede via een afstammelingenonderzoek. Dit proces verliep echter traag.

In januari 2023 heeft klager aan de notarisklerk gevraagd wanneer de verklaring van erfrecht zou worden afgegeven. Hierop heeft de notarisklerk geantwoord dat de verklaring van erfrecht nog niet kon worden afgegeven, gezien hij nog niet van alle erfgenamen een reactie had ontvangen. In februari 2023 heeft de notarisklerk een tussentijdse declaratie naar klager gestuurd.

Klager heeft vervolgens aan de notaris gevraagd om de werkzaamheden stop te zetten, vanwege het trage verloop van het proces. De notarisklerk heeft vervolgens aan klager verklaard dat het nodig is om alle erfgenamen te identificeren voordat de verklaring van erfrecht kan worden afgegeven. Gezien er nog geen duidelijk bestond over alle erfgenamen nam dit meer tijd in beslag.

Klacht

Klager heeft vervolgens een klacht ingediend. Hij verwijt de kandidaat-notaris dat hij niet voortvarend te werk is gegaan en onnodig werkzaamheden heeft verricht. Daarnaast klaagt klager over het feit dat de kandidaat-notaris geen urenadministratie heeft bijgehouden en te hoge kosten in rekening zou hebben gebracht.

Juridisch kader

Op grond van artikel 93 lid 1 Wet op het notarisambt zijn notarissen, toegevoegd notarissen en kandidaat-notarissen aan het tuchtrecht onderwerpen. De tuchtrechter toetst of hun handelen of nalaten in strijd is met het bepaalde in de Wna en andere toepasselijke bepalingen. Ook kan de tuchtrechter toetsen of zij voldoende zorg in acht hebben genomen ten opzichte van de personen voor wie zij optreden en of zij daarbij hebben gehandeld zoals een behoorlijk beroepsbeoefenaar behoort te doen.

Niet voortvarend te werk

Ten eerste heeft klager gesteld dat de kandidaat-notaris niet voortvarend te werk is gegaan. Daartoe stelt hij dat er vanaf juli 2022 tot zijn verzoek in maart 2023 om de werkzaamheden stop te zetten niet veel in het dossier is gedaan, er geen schot zit in de zaak zat en klager zelf steeds moest vragen naar de stand van zaken. Daarnaast zijn er volgens klager in de periode vanaf juli 2022 tot maart 2023 onnodige werkzaamheden verricht. Zo beschikte de kandidaat-notaris reeds over twee verklaringen van erfrecht, namelijk die van zijn overleden vader en broer. Hierin waren diverse relevante gegevens vermeld die de kandidaat-notaris kon gebruiken bij het afgeven van de verklaring van erfrecht met betrekking tot de nalatenschap van erflaatster. Zo bleek hieruit bijvoorbeeld dat de broer van klager kinderen had, waardoor de kandidaat-notaris daar geen onderzoek meer naar had hoeven doen.

Ter zitting is vast komen te staan dat de kandidaat-notaris pas vanaf mei 2023 bij dit dossier betrokken is geraakt. Vóór die tijd droeg hij geen verantwoordelijkheid voor dit dossier. Die verantwoordelijkheid lag nog bij de voorgangster van de kandidaat-notaris. Gezien deze klachtenonderdelen betrekking hebben op de periode voordat de kandidaat-notaris bij het dossier betrokken raakte, valt hem geen tuchtrechtelijk verwijt te maken.

Voor zover de klacht tevens is gericht tegen het handelen dan wel nalaten van de notarisklerk, die wel van meet af aan betrokken was bij het dossier van klager, treft dit ook geen doel. De kandidaat-notaris was in de voornoemde niet verantwoordelijk voor het handelen of nalaten van de notarisklerk. Zij viel destijds onder het gezag van de voorganger van de kandidaat-notaris.

Onjuiste uren en kosten

Klager verwijt de kandidaat-notaris daarnaast dat hij geen urenadministratie heeft bijgehouden. De kamer stelt dat dit verwijt geen doel treft. Immers, de kandidaat-notaris hoefde is dit geval geen urenadministratie bij te houden omdat de kosten voor het opstellen van een verklaring van erfrecht (grotendeels) forfaitair zijn.

Daarnaast is klager het ook niet eens met de gedeclareerde kosten. Klager stelt onder meer dat de kandidaat-notaris ten onrechte kosten voor het afstammelingenonderzoek in rekening heeft gebracht. Volgens klager was dit onderzoek, mede gelet op de reeds afgegeven verklaringen van erfrecht van zijn vader en broer, onnodig. De kamer is van oordeel dat de stellingen, in het licht van de gemotiveerde betwisting daarvan door de kandidaat-notaris, onvoldoende zijn onderbouwd. Bovendien heeft de kandidaat-notaris onweersproken gesteld dat klager geen bezwaar heeft gemaakt tegen het uitvoeren van het afstammelingenonderzoek.

Concluderend worden alle klachtenonderdelen ongegrond verklaard.

Klik hier voor de volledige uitspraak van de Kamer voor het notariaat.

Zorgplicht Advocaten

Heeft u een geschil met uw notaris over de vraag of hij/zij de benodigde vakbekwaamheid, zorgvuldigheid en deskundigheid in acht heeft genomen bij de uitvoering van zijn/haar werkzaamheden? Neem dan contact met ons op.